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Janvier − Juin

• Choix des lieux
• Choix de la date

Juillet

• Site
  • Logo + charte graphique [Annabelle]
  • Style [Annabelle]
  • Mise à jour du contenu [Julien S]
  • Publication du site [Julien P]

Août

• Choix du nombre et des détails des stands pour les sponsors [Jeff]
• Appel à sponsors [Julien P, Jules]
• Choisir les goodies (gobelets, t-shirts, tours de cou, stickers, etc.) [Jeff]
• Contacter Linux Mag (ou pas) [Julien S]
• Déterminer le budget et les conditions de bourses [Guillaume]

Septembre

• Décider si on fait PyConFR pour de vrai :) [Marc]
• Appel à proposition de présentations et ateliers [?]
• Communication locale [Jeff]
• Communication nationale [Marc]
• Contacter les associations locales d'étudiants [Jeff]
• Contacter PyLadies [Jeff]
• Contacter la PSF pour sponsoring [Julien P, Jules]
• Keynotes
  • Lister les conférencier.e.s [?]
  • Choisir les conférencier.e.s [?]
  • Contacter les conférencier.e.s [?]
• Repas de samedi soir
  • Choisir le lieu [Jeff]
  • Choisir le traiteur [Jeff]
• Captation et transcription
  • Choisir le prestataire pour la captation [Jeff]
  • Choisir le prestataire (ou pas) pour la transcription [Jeff]
• Conférences
  • Mettre en place PonyConf [JulienP]
  • Configurer les salles et les crénaux [Guillaume]

Début octobre

• Inscriptions
  • Ouvrir les inscriptions [Guillaume]
  • Communiquer sur l'ouverture [Marc]
• Organiser la livraison et le stockage pour l'AFPy [Jeff]
• Organiser la livraison et le stockage pour les sponsors [Jeff]
• Déterminer le matériel électrique disponible et manquant sur place [Jeff]
• Choisir les foodtrucks des midis pour le samedi et dimanche [Jeff]
• Conférences
  • Voter pour les conférences [CD]
  • Choisir les conférences [CD]
  • Faire le programme [Jeff, Marc, Guillaume]
  • Contacter les conférenciers [Jeff, Marc, Guillaume]
• Affiches
  • Faire les affiches [Annabelle]
  • Imprimer les affiches [Jeff]
  • Poser les affiches [Jeff]
• Choisir le petit-déjeuner [Jeff]
• Acheter les goodies [Jeff]
• Mettre la publicité sur Read the Docs [Julien P]
• Communiquer sur la nécessité d'adhérer avant le 15 octobre pour voter à l'assemblée générale [Marc]
• Envoyer la convocation à l'assemblée générale le 15 octobre [Marc]

Du 20 au 30 octobre

• Organiser la logistique avec l'université
• Organiser la logistique avec les foodtrucks
• Organiser la logistique avec les sponsors pour les stands
• Organiser le réseau
• Bénévoles
  • Organiser les rôles des bénévoles
  • Contacter les bénévoles
• Diversité
  • Choisir les membres du comité de diversité
  • Contacter les membres
  • Mettre en place un/des numéro(s) temporaire(s)
• Préparer la liste de courses
  • Nourriture
  • Boissons
  • Connectique
  • Matériel réseau
  • Matériel électrique
• Valider le programme avec tous les intervenants
• Imprimer
  • Code de conduite + diversité
  • Ne pas manger
  • Fléchage interne
  • Fléchage externe
  • Badges
  • Affiches
  • Plannings par salle
  • Liste des adhérents
  • Documents de l'assemblée générale
• Fermer les inscriptions

Mercredi 28 octobre

• Faire les courses
• Poser le fléchage
  • Fléchage interne
  • Fléchage externe
• Choisir les salles des ateliers et les mettre sur le calendrier

Jeudi 29 octobre

• Ouvrir les accès à l'université
• Choisir des maîtres de cérémonie pour chaque salle
• Préparer les t-shirts précommandés
• Organiser la logistique avec le petit-déjeuner
• Organiser la logistique du repas du samedi soir
• Organiser la logistique avec la captation
• Organiser la logistique avec la transcription
• Mettre en place les badges
• Afficher le programme des sprints
• Poser l'affichage sur les salles de sprint
  • Nom du sprint
  • Code de conduite
  • Ne pas manger
  • Planning
• Afficher l'inscription aux présentations éclair
• Fermer les accès à l'université

Vendredi 30 octobre

• Ouvrir les accès à l'université
• Imprimer le programme
  • Par salle
  • Global
• Fermer les accès à l'université

Samedi 31 octobre

• Ouvrir les accès à l'université
• Réceptionner le petit-déjeuner
• Afficher le programme des conférences
• Poser l'affichage sur les salles
  • Programme
  • Code de conduite
  • Ne pas manger
• Fermer les accès à l'université
• Ouvrir l'accès du repas
• Réceptionner le repas du soir
• Fermer les accès au repas

Dimanche 1er novembre

C’est un dimanche et un jour férié.

• Ouvrir les accès à l'université
• Animer l'assemblée générale
• Réceptionner le petit-déjeuner
• Fermer les accès à l'université

Novembre

• Mettre à jour le site
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  • Communiquer